1. Einführung

Refinedroutes (Pty) Ltd („Refined Routes“, „wir“, „unser“ oder „uns“) respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Diese Datenschutzrichtlinie erklärt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, weitergeben und schützen, wenn Sie unsere Website besuchen, eine Reiseroute anfordern oder eine Buchung bei uns tätigen.

Durch die Nutzung unserer Website oder Dienste stimmen Sie dieser Datenschutzrichtlinie zu. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, nutzen Sie unsere Dienste bitte nicht.

2. Informationen, die wir erheben

Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben:

Kontaktinformationen. Dazu gehören Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Postanschrift. Wir benötigen diese Informationen, um mit Ihnen zu kommunizieren, Buchungen zu bestätigen und Reiseplanaktualisierungen zu senden.

Einzelheiten der Buchung. Wenn Sie eine Reise anfragen oder bestätigen, erfassen wir Informationen wie Reisedaten, Reiseziele, Alter des Reisenden, Gruppengröße, Zimmer- und Bettenpräferenzen, Ernährungsbedürfnisse, Anfragen zur Barrierefreiheit und Kontaktdaten für Notfälle. Diese Informationen sind für uns unerlässlich, um Ihre Reiseroute mit unseren Partnern zu planen und zu bestätigen.

Informationen zur Identifizierung. Für einige Buchungen (z. B. Flüge oder bestimmte Lodges) benötigen wir möglicherweise Reisepassdaten, Visainformationen oder Geburtsdaten. Wir erheben diese Informationen nur, wenn dies für die Organisation von Reiseleistungen unbedingt erforderlich ist.

Informationen zur Zahlung. Wir erheben Rechnungsdaten und leiten Ihre Zahlungskarteninformationen direkt an unseren Zahlungsabwickler Stripe weiter. Wir speichern selbst keine vollständigen Kreditkartennummern.

Kontoinformationen. Wenn Sie ein Konto bei uns erstellen, erfassen wir Anmeldeinformationen und zugehörige Profildetails.

Newsletter und Marketinginformationen. Wenn Sie sich für den Erhalt von Newslettern anmelden, erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Einwilligung (einschließlich IP-Adresse, Uhrzeit und Datum des Abonnements), um die Einhaltung der geltenden Marketinggesetze nachzuweisen.

Nutzungsdaten. Wir erfassen automatisch technische Informationen wie Ihre IP-Adresse, Ihren Browsertyp, Ihr Betriebssystem, Gerätekennungen, Verweis-/Ausstiegsseiten und wie Sie mit unserer Website interagieren. Dies hilft uns, den Traffic zu analysieren, die Funktionalität zu verbessern und Betrug zu verhindern.

Kommunikation. Wir zeichnen Ihre Anfragen, Kundendienstgespräche und Ihr Feedback auf, um auf Ihre Anfragen zu antworten und unseren Service zu verbessern.

3. Informationsquellen

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten auf verschiedene Weise:

• Direkt von dir wenn Sie es über Formulare, E-Mails, SMS oder bei Anrufen bereitstellen.
  
  
• Automatisch wenn Sie unsere Website über Cookies, Google Analytics und Tag Manager nutzen.
  
  
• Von unseren Dienstleistern wie Stripe (für Zahlungen) oder HubSpot (für CRM).
  
  
• Von unseren Reisepartnern wie Lodges, Hotels, Transferunternehmen und Fluggesellschaften, wenn sie Buchungen bestätigen oder aktualisieren.
  
  

4. Wie verwenden wir Ihre Daten

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

• Zur Erbringung von Reisedienstleistungen. Dazu gehören die Erstellung von Angeboten, die Gestaltung von Reiserouten, Buchungen für Hotels, Lodges, Flüge und Transfers sowie die Verwaltung Ihrer Reservierungen.
  
  
• Um Zahlungen abzuwickeln. Wir verwenden Stripe, um Ihre Transaktionen sicher abzuwickeln. Ihre Zahlungsdaten werden nur verwendet, um Ihren Kauf abzuschließen.
  
  
• Um mit dir zu kommunizieren. Wir senden Bestätigungen, Reisedetails, Aktualisierungen und Antworten auf Anfragen per E-Mail, SMS oder Telefon.
  
  
• Um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Beispielsweise können wir Buchungsdatensätze für Steuer- und Buchhaltungszwecke aufbewahren oder Daten weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
  
  
• Um Marketingmitteilungen zu senden. Mit Ihrer Zustimmung können wir Ihnen Newsletter und Werbeangebote zusenden. Wenn Sie bereits Kunde sind, senden wir Ihnen möglicherweise Informationen über ähnliche Dienste, sofern Sie sich nicht abmelden.
  
  
• Um unsere Dienstleistungen zu verbessern. Wir analysieren Nutzungsdaten, um zu verstehen, wie unsere Website und Dienste genutzt werden, und um die Funktionalität, Sicherheit und Benutzererfahrung zu verbessern.
  
  
• Um Betrug und Missbrauch zu verhindern. Wir können Ihre Daten verwenden, um unbefugte oder verdächtige Aktivitäten zu erkennen und unsere Systeme und Kunden zu schützen.
  
  

5. Weitergabe Ihrer Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist oder wenn dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. Konkret:

• Reisepartner. Wir teilen relevante Buchungsdetails (wie Namen, Reisedaten, Zimmerpräferenzen, Ernährungsbedürfnisse) mit Hotels, Lodges, Transferanbietern, Flugveranstaltern, Freizeitunternehmen und Kanalmanagern (z. B. NightsBridge, Cloudbeds), damit diese die angeforderten Dienstleistungen anbieten können.
  
  
• Dienstleister. Wir beauftragen Drittanbieter mit der Ausführung von Funktionen in unserem Namen, darunter Zahlungsabwicklung (Stripe), E-Mail und Produktivität (Google Workspace), CRM und Analytik (Google Analytics, Tag Manager). Diese Anbieter dürfen nur auf Ihre Daten zugreifen, um ihre Dienstleistungen für uns zu erbringen.
  
  
• Unternehmensübertragungen. Im Falle einer Fusion, Übernahme oder eines Verkaufs unseres Unternehmens können Ihre personenbezogenen Daten als Teil des Geschäftsvermögens übertragen werden.
  
  
• Rechtliche Verpflichtungen. Wir können Ihre Daten weitergeben, wenn dies gesetzlich, per Gerichtsbeschluss oder auf behördliche Anfrage erforderlich ist oder wenn die Offenlegung zum Schutz unserer gesetzlichen Rechte oder der Sicherheit unserer Nutzer erforderlich ist.
  
  
• Mit Ihrer Zustimmung. In allen anderen Fällen werden wir Sie um Ihre Zustimmung bitten, bevor wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben.
  
  

6. Internationale Übertragungen

Da sich unsere Reisepartner auf der ganzen Welt befinden, können Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb Ihres Bundesstaates oder Wohnsitzlandes übertragen und dort verarbeitet werden. Diese Übertragungen sind erforderlich, um Ihre Buchung abzuschließen und Dienstleistungen zu erbringen.

Wir ergreifen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten überall dort geschützt sind, wo sie verarbeitet werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Datenschutzgesetze in anderen Ländern von denen in Ihrem Heimatland abweichen können.

7. Newsletter und Marketing

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren oder sich für den Erhalt von Marketing-E-Mails anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, IP-Adresse und die Uhrzeit/das Datum Ihrer Einwilligung. Wir können ein Double-Opt-In-Verfahren verwenden, um Ihr Abonnement zu bestätigen.

Sie haben das Recht, sich jederzeit über den Link in unseren E-Mails oder durch Kontaktaufnahme mit uns abzumelden. Auch wenn Sie sich vom Marketing abmelden, können wir Ihnen dennoch Transaktionsnachrichten wie Buchungsbestätigungen und Aktualisierungen der Reiseroute senden.

Wenn Sie bereits Kunde sind, senden wir Ihnen möglicherweise Marketinginformationen zu ähnlichen Dienstleistungen zu, sofern Sie dem nicht widersprochen haben. Sie können jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen andere Kosten als die üblichen Übertragungsgebühren entstehen.

8. Cookies und Analysen

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Website funktionsfähig zu machen, Ihre Präferenzen zu speichern, den Traffic zu analysieren und Inhalte zu personalisieren.

Wir verwenden auch Google Analytics und Google Tag Manager, die Informationen wie IP-Adresse, Browsertyp, verweisende Seiten und die auf unserer Website verbrachte Zeit sammeln. Google kann diese Daten für Analysen und Messungen verwenden.

Sie können Ihre Einstellungen über unsere verwalten Cookie-Einstellungen Tool, passen Sie Ihre Browsereinstellungen an oder deaktivieren Sie Google Analytics mit diesem Tool.

9. Aufbewahrung von Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist:

• Buchungs- und Zahlungsaufzeichnungen werden aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen 7 Jahre lang aufbewahrt.
  
  
• Aufzeichnungen über den Kundensupport werden nach der Lösung 2 Jahre lang aufbewahrt.
  
  
• Marketing-Abonnements werden so lange aufbewahrt, bis Sie sich abmelden oder nach 24 Monaten Inaktivität.
  
  
• Analysedaten werden in der Regel etwa 26 Monate lang aufbewahrt.
  
  

Wir können begrenzte Daten länger aufbewahren, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder um Streitigkeiten beizulegen.

10. Hinweis zu Sicherheit und Sicherheitsverstößen

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen.

Keine Methode der Online-Übertragung oder Speicherung ist jedoch vollständig sicher. Wenn eine Datenschutzverletzung auftritt, die sich auf Ihre personenbezogenen Daten auswirkt, werden wir Sie gemäß den Gesetzen von Wyoming und anderen geltenden Vorschriften benachrichtigen.

11. Kinder und Minderjährige

Unsere Dienste richten sich nicht an Kinder unter 13 Jahren, und wir erheben deren Daten nicht wissentlich. Wenn Minderjährige in Buchungen enthalten sind, müssen deren Daten von einem Elternteil oder Erziehungsberechtigten zur Verfügung gestellt werden und werden nur zur Organisation der angeforderten Reiseleistungen verwendet.

12. SMS- und E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie sich für den Empfang von SMS-Nachrichten anmelden, senden wir Ihnen möglicherweise Reiseplanaktualisierungen und Buchungsbestätigungen per Text. Es können Standardgebühren für Nachrichten und Daten anfallen. Sie können sich jederzeit abmelden, indem Sie auf STOP antworten.

E-Mail-Mitteilungen können sowohl Transaktionsnachrichten (Buchungen, Updates) als auch Marketingnachrichten (falls Sie diese abonniert haben) beinhalten. Sie können sich jederzeit von Marketing-E-Mails abmelden.

13. Ihre Datenschutzrechte in den USA

Abhängig von Ihrem Wohnsitzstaat haben Sie möglicherweise Rechte auf:

• Beantragen Sie den Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
  
  
• Fordern Sie Korrekturen oder die Löschung Ihrer Daten an.
  
  
• Fordern Sie eine Kopie Ihrer Daten in einem portablen Format an.
  
  
• Deaktivieren Sie den Verkauf oder die Weitergabe personenbezogener Daten oder gezielter Werbung. (Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht für Geld. Ein Teil der Verwendung von Analyse-/Werbe-Cookies kann nach bestimmten staatlichen Gesetzen als „Teilen“ betrachtet werden.)
  
  
• Legen Sie Berufung gegen unsere Entscheidung ein, wenn wir Ihre Anfrage ablehnen.
  
  

Wir antworten auf verifizierte Anfragen innerhalb von 45 Tagen. Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter explore@refinedroutes.travel mit „Datenschutzanfrage“ in der Betreffzeile.

14. Änderungen an dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Alle Änderungen werden auf unserer Website mit dem aktualisierten Datum „Letzte Aktualisierung“ veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu überprüfen.

15. Kontaktiere uns

Wenn Sie Fragen haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, können Sie uns kontaktieren unter:

Refinedroutes (Pty) Ltd.
12 Sunbird Street
Nelspruit, 1200
Südafrika
E-Mail: explore@refinedroutes.travel

DSGVO/GDPR des Vereinigten Königreichs (nur in der EU und im Vereinigten Königreich ansässige Personen)

Wenn Sie in der Europäischen Union oder im Vereinigten Königreich ansässig sind, gelten die folgenden zusätzlichen Informationen dazu, wie wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) der EU und der britischen DSGVO verarbeiten.

1. Identität des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Der für Ihre personenbezogenen Daten verantwortliche Datenverantwortliche ist:

Refinedroutes (Pty) Ltd.
12 Sunbird Street
Nelspruit, 1200
Südafrika
E-Mail: explore@refinedroutes.travel

2. Rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung

Wir stützen uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO/UK GDPR:

• Vertragliche Notwendigkeit: Zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Reiseleistungen (z. B. Verwaltung von Buchungen, Reservierungen, Bearbeitung von Zahlungen).
  
  
• Einwilligung: Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, sich für Marketingzwecke anmelden oder vertrauliche Informationen wie Ernährungsbedürfnisse oder gesundheitsbezogene Anfragen angeben.
  
  
• Rechtliche Verpflichtung: Zur Einhaltung von Steuer-, Buchhaltungs-, Betrugsbekämpfungs- und anderen regulatorischen Anforderungen.
  
  
• Legitime Interessen: Um die Nutzung der Website zu analysieren, die Dienste zu verbessern, die Sicherheit zu gewährleisten und Marketingmaterial an bestehende Kunden zu senden (sofern Sie sich nicht abmelden).

3. Internationale Übertragungen

Ihre personenbezogenen Daten können außerhalb der EU/des Vereinigten Königreichs übertragen werden (z. B. in die Vereinigten Staaten oder an Hotels und Partner weltweit).
Bei Übertragungen verlassen wir uns auf:

• Die Notwendigkeit der Übertragung, um unseren Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, oder
  
  
• Standardvertragsklauseln (SCCs) oder gleichwertige Schutzmaßnahmen, sofern erforderlich.

4. Deine Rechte

Gemäß DSGVO/UK GDPR haben Sie das Recht:

• Greifen Sie auf Ihre persönlichen Daten zu.
  
  
• Fordern Sie die Korrektur ungenauer Daten an.
  
  
• Beantragen Sie die Löschung Ihrer Daten, sofern dies nicht mehr erforderlich ist.
  
  
• Beschränken Sie die Verarbeitung Ihrer Daten oder widersprechen Sie ihr.
  
  
• Datenübertragbarkeit (erhalten Sie Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format).
  
  
• Widerrufen Sie die Einwilligung jederzeit (für die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung).
  
  
• Reichen Sie eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde ein (z. B. dem ICO in Großbritannien).
  
  

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter explore@refinedroutes.travel.

5. Aufbewahrung von Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der in dieser Richtlinie genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist (siehe Abschnitt 9 oben).

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich signifikante Auswirkungen haben.

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